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L'absence de cadre légal de l'archivage électronique

17. 02. 09

Dans la situation actuelle, les entreprises doivent faire face à des obligations légales d'archivage des documents notamment sous forme électronique alors qu'il n'existe pas de cadre légal de l'archivage électronique.

La notion d'archivage et d'archivage électronique

L'archivage n'est pas une pratique nouvelle. Différents textes y font référence, toutefois, seul l'archivage des documents publics fait l'objet d'un régime légal.
La loi du 3 janvier 1979 sur les archives organise la conservation des documents dans l'intérêt du public, pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes, ainsi que pour la documentation historique et la recherche.
Cette loi distingue les archives publiques des archives privées. Cependant, seules les archives publiques font l'objet d'une définition. La loi ne définit pas l'archivage et ne précise pas le régime applicable à la conservation des archives privées.
Il est possible de se référer à la définition de l'AFNOR qui précise que l'archivage est "l'ensemble des actions, des outils et des méthodes mises en œuvre pour conserver à moyen ou long terme des informations dans le but de les exploiter".
S'agissant de l'archivage électronique, il n'existe pas non plus de définition de cette notion.

Les obligations légales d'archivage

La conservation des documents est imposée par de nombreux textes législatifs ou réglementaires. Ces textes ont trait à des domaines très variés. L'obligation d'archiver porte à la fois sur des données matérielles et sur des données déjà sous forme dématérialisées.
En revanche, les modalités d'archivage du document ne sont pas prévues par les textes.
Ainsi, le décret du 30 mars 2001, pris pour l'application de l'article 1316-4 du Code civil et relatif à la signature électronique, impose aux prestataires de services de certification de "conserver, éventuellement sous forme électronique, toutes les informations relatives au certificat électronique qui pourraient s'avérer nécessaires pour faire la preuve en justice de la certification électronique".
De même, en matière fiscale, pour les entreprises dématérialisant leurs factures, la facture électronique émise constitue un document tenant lieu de facture d'origine pour la déduction de la TVA sous réserve que cette facture soit conservée pendant le délai fiscal de six ans, les trois premières années sur support informatique et les trois années suivantes sur tout support au choix de l'entreprise.

La nécessité d'archiver l'écrit sous forme électronique

La loi du 13 mars 2000 a donné une nouvelle définition de l'écrit.
Désormais, l'article 1316 du Code civil précise que "la preuve littérale ou preuve par écrit, résulte d'une suite de lettres, de caractères, de chiffres ou de tous autres signes ou symboles dotés d'une signification intelligible, quels que soient leur support et les modalités de transmission".
La loi admet sous certaines conditions, que "l'écrit sur support électronique a la même force probante que l'écrit sur support papier" (C. civ., art. 1316-3).
Ainsi, un écrit sous forme électronique peut être admis comme preuve de l'existence ou l'extinction d'un droit ou d'une obligation, au même titre qu'un écrit sur support papier.
Cette équivalence entre le support papier et la forme électronique de l'écrit est admise "sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité" (C. civ., art. 1316-1).
Deux conditions doivent être remplies :
- l'écrit sous forme électronique doit être signé électroniquement 3,
- l'écrit sous forme électronique doit être archivé.
La loi ne donne toutefois aucune précision sur la forme et les modalités de l'archivage. Il est juste précisé que l'archivage doit être effectué dans des conditions de nature à garantir l'intégrité du document conservé. Il en est de même pour l'acte authentique sous forme électronique qui a la même force probante qu'un acte authentique sur support papier, à condition qu'il soit "établi et conservé dans des conditions fixées par décret en Conseil d'Etat"4. Le décret en question n'a pas encore été élaboré.
La durée de conservation de l'acte électronique est, en tout état de cause, liée aux délais de prescription des actes juridiques.
Ainsi, en matière civile, la durée de prescription est de 30 ans et de 10 ans en matière commerciale, à défaut de prescription plus courte. Lorsque deux délais différents de prescription s'appliquent à un même document, pour plus de sécurité, ce dernier devra être conservé pendant la durée la plus longue.
Service juridique